3 toimivaa vinkkiäni tehokkaampaan työskentelyyn

Minulta monesti kysytään, että kuinka aikani riittää arjessa kaikkeen. On päivätyöt, blogi, perhe ja harrastukset. Vastaus tähän on oikeastaan a) asioiden priorisointi ja b) tehokkuus. Kun opettelee tekemään hommat tehokkaasti, jää yllättävän paljon aikaa muille asioille. Stressin keskellä olen ajoittain havahtunut siitä tilanteesta, että kun hommaa on paljon, menee tekeminen helposti semmoiseksi häsläämiseksi. Tiedättekö sen kun laitat ruokaa, peset pyykkejä, maksat laskuja ja vielä viihdytät lasta, silti saamatta oikeastaan mitään tehtyä. Kun tekee liikaa ja paljon samaan aikaan, saa harvemmin oikeasti kunnolla tehtyä mitään. Kun taas tekee paljon, mutta tehokkaasti yhteen asiaan keskittyen, hoituu taas paljonkin! Olen nyt pyrkinytkin siihen, että hoidan aina asiat kerrallaan ja noudatan tiettyjä pieniä vinkkejä. Johan on eroa! Seuraavat vinkit koskevat pääasiassa työelämää, mutta itse sovellan näitä kaikkeen arjessa.

Selkeät tehtävät ja to-do-listat

Priorisoi hommat sen mukaan, mitkä ovat tärkeimpiä ja muodosta niistä selkeitä kokonaisuuksia. Listaa esimerkiksi asiat, joita haluat kyseisenä päivänä saada aikaan, tai vaihtoehtoisesti viikolla, mieluiten tärkeysjärjestykseen. Teen itse läppärin noteseihin aina sekä päivä-, että viikkotason listan tehtävistän ja hoidettavista asioista, joita poistan sitä mittaan kun saan hommat tehtyä. Jos päivän lista ammottaa tyhjyydellään sen jälkeen kun olen saanut tehtyä juttuja pois, poimin tilalle jotain ”viikkolistalta”, jolloin saan jotain poimittua pois joltain toiselta päivältä. Loppuviikkoa kohden käyn listaa läpi ja katson, että onko kaikki akuutit hommat hoidettu ja viestit lähetetty. Ennen lomaa saatan usein tehdä myös valmiiksi listaa loman jälkeen tehtäville hommille. Lomalla pää usein nollaantuu, joten kun asiat on merkitty ylös, ovat ne helposti valmiina odottamassa. Toimii myös perjantaisin, kun haluaa tehdä listaa valmiiksi seuraavalle viikolle.

Tee aina yksi asia tai kokonaisuus kerrallaan, esimerkiksi 30min pätkissä

Työnteko on hidasta ja katkonaista jos teet muita asioita samaan aikaan ja ajatus katkeilee jatkuvasti. Keskity siis täysillä yhteen asiaan kerrallaan, jolloin saat kaiken tehon hommasta ja ajatukset tehtävässä hommassa. Päätä kauanko tai paljonko teet yhtä tehtävää ennen taukoa. Voit laittaa vaikka herätyskellon hälyttämään 30minuutin päähän. Pyrin aina siihen, että vastaan esimerkiksi yhteen (tai pariin) aikaa vievään mailiin kerralla, jolloin ajatus pysyy helpommin kasassa ja homma hoituu tehokkaammin. Kuten edellisessä kohdassa mainitsin kokonaisuuksista, toimii aina jos teet yhden tietyn asiakokonaisuuden kerralla. Tsekkaat rapsat, vastaat maileihin tai jotain muuta.

Kun vastaat yhteen mailiin, jonka jälkeen katsot yhden jutun, sen jälkeen soitat puhelun ja lähdet lounaalle, on homma hajanaista ja vaikea kunnolla keskittyä yhteen asiaan. Työstä saa täyden tehon irti kun teet yhden asian rauhassa ja kunnolla, mieluiten ilman häiriöitä. Tämän vuoksi tykkään esimerkiksi itse paljon etäpäivistä. Saan paljon hommia aikaan kun on yksin, omissa ajatuksissaan, eikä ole epäkohteliasta kyhnyttää hiljaa yksikseen keskittyen. Blogia kirjoittaessa saatan joskus luonnostella kahta tekstiä samaan aikaan, mutta tällöin en käytännössä tee muuta kuin kirjoitustyötä. Kirjoitan esimerkiksi yhtä tekstiä puoli tuntia, jonka jälkeen hyppään toiseen ja taas vaihdan. Siinä vaiheessa on saattanut saada lisää idiksiä siihen toiseen tekstin tynkään!

Tauota!!

Aivojen lepo ja tauotus on hyvin tärkeää, ihan jo luovuuden ja oman jaksamisenkin kannalta. Pieni paussi auttaa käsittelemään sisäistettyä asiaa, aivoja palautumaan ja tuo mieleen uusia ideoita. Ilman taukoja puurtaessa aivot menevät helposti juntturaan ja käyvät ylikierroksilla. Siksi on hyvä tehdä välillä työhommien välissä jotain ihan muuta. Keittää teetä, venytellä tai vaikka haaveilla tulevista lomamatkoista (haha). Virkeillä aivoilla on taas hyvä jatkaa. Viimeiset puoli vuotta aiemmassa työssäni en pitänyt käytännössä lainkaan kahvitaukoja. Yleinen fiilis osastolla oli jotenkin hieman, noh ankea ja ennemmin uppouduin työn touhuun omassa työnurkassani kuin olisin lörpötellyt kahvikupposen äärellä. Ja pitkällä tähtäimellä sen kyllä huomaa, että tauottomuus vaikuttaa tuottavuuteen ja tehokkuuteen. Saman olen huomannut silloin kun työ on yksitoikkoista, eikä vaihtelua juuri tule. Aivot ikäänkuin kyllästyvät. Siksi on välillä hyvä tehdä välissä muuta.

Aivot toimivat liukuhihnalla, eivätkä pitkän työrupeaman jälkeen enää kykene samalla tavoin ratkaisemaan ongelmia tai näkemään kokonaisuuksia kuin ”levänneet aivot”. Työpäivän päätteeksi on huomattavasti väsyneempi, kuin että olisi pitänyt kunnon taukoja. Olen itse huomannut joskus, että kun on kiireisiä viikkoja ja joutuu töissä suunnittelemaan, ideoimaan ja miettimään kokonaisuuksia paljon ilman ”luovia taukoja”, kärsii se luovuus ihan tosissaan. Kun yrittää jatkuvasti keksiä jotain uutta, ei sitä yhtäkkiä enää keksikään mitään. Ennen jotenkin nauratti koko käsite luova tauko, mutta nyt olen ihan tosissaan hoksannut mitä se meinaa, eikä muuten ole ollenkaan höpöhöpöä 😀 Luovassa työssä tauottomuus helposti johtaa siihen, että luovuus ja ideat kärsivät, kun taas rutiininomaisessa tai prosessityössä taas itse työn ja tehokkuuden hidastumiseen. Ei niitä taukoja siis ihan turhasta ole keksitty!

Onko joku näistä vinkeistä teille jo ennestään tuttu tai onko teillä jotain muita hyviä arjen ”tehokeinoja”?

 

4 vastausta artikkeliin “3 toimivaa vinkkiäni tehokkaampaan työskentelyyn”

  1. Tosi hyviä käytännön vinkkejä, kiitos näistä! Pitääkin ottaa tuollainen viikkolista käyttöön niin näkee selkeämmin mitä juttuja ois tarkoitus saada aikaan 🙂 Oon tehnyt aiemmin päivälistoja, mutta vähän pidempi aikaväli oliskin tässä varmasti toimiva ja tarpeellinen.

    1. Kiva jos oli jotain hyötyä! 🙂 Mulla pidemmän ajan listat auttavat hahmoittamaan ainakin sitä, että kuinka paljon saa lisää hommaa ujutettua millekin päivälle/viikolle 🙂

  2. Listat ovat kyllä hyvä tehokkuuskeino ja niitä käytän kyllä itsekin.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *